Dokumentation

Dokumentation von Prüfungen - rechtssicher und vollständig

Prüfungszeugnis Prüfbescheinigungen

Jede wiederkehrende Prüfung (WKP) muss eine ordentliche Dokumentation beinhalten um eine Prüfung und deren Umfang im ganzen zu dokumentieren.


Nur dann ist eine Prüfung gültig und anerkannt.


Dies ist ein wichtiger Aspekt, den Sie nicht außer Betracht lassen sollten.


Eine der wichtigsten Pflichten von Arbeitgebern ist die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.


Neben Schutzkleidung und Unterweisungen muss auch dafür gesorgt werden, dass sich alle Arbeitsmittel und Fahrzeuge in einem sicheren und funktionstüchtigen Zustand befinden.


Elektrische Anlagen, Geräte und Maschinen aber auch Steigleitern, Regale, Leitern und Tritte, Sekuranten müssen regelmäßig geprüft werden. Passiert trotz aller Vorsichtsmaßnahmen ein Unfall, ist eine gut geführte Dokumentation von großem Vorteil. Der Arbeitgeber muss nachweisen können, dass der Unfall nicht aufgrund fehlender oder unzureichender Überprüfungen an Anlagen oder Maschinen passiert ist. Die Dokumentation ist außerdem notwendig, um einen Nachweis über alle gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen zu haben.


Die Pflicht Prüfungen zu dokumentieren und den Prüfgegenstand mit einer Plakette zu kennzeichnen ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsschutzes. Deshalb ist sie auch in zahlreichen Vorschriften, Normen und Gesetzen verankert, wie unter anderem:

  •  Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
  • Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
  • Technische Regeln für Betriebssicherheit (TRBS)
  • Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV)
  • DIN Normen

Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)

Die Kennzeichnung von Prüfungen wird im Arbeitsschutzgesetz nicht wörtlich erwähnt. Das Gesetz regelt jedoch grundsätzlich alle Belange des Arbeitsschutzes und sollte in dieser Übersicht nicht fehlen. Das Arbeitsschutzgesetz regelt in erster Linie den Gesundheits- und Arbeitsschutz von Beschäftigten bei der Arbeit. Es hat das Ziel, die Sicherheit der Mitarbeiter stets zu gewährleisten und zu verbessern. Zu diesem Zweck enthält das ArbSchG zahlreiche Maßnahmen und Grundpflichten für den Arbeitgeber bzw. den Unternehmer.

Grundsätzlich muss der Arbeitsgeber dafür sorgen, dass für die Beschäftigten keine Lebensgefahr oder Risiken für die physische oder psychische Gesundheit bestehen. Gefahren müssen bekämpft werden und die verwendete Technik muss auf dem neusten Stand sein. Auch die Schutzausrüstungen müssen vorhanden und die Mitarbeiter umfassend unterwiesen und geschult sein.

In welchem Maße und Umfang all diese Vorkehrungen getroffen werden müssen, hängt von der individuellen Gefährdungsbeurteilung des Betriebes ab. Der Arbeitgeber entscheidet somit je nach dem vorhandenen Gefährdungspotential, welche Schutzmaßnahmen getroffen werden. Er ist dazu verpflichtet, über alle entscheidungsrelevanten Daten Buch zu führen.

Betriebssicherheitsverordnung

Die Betriebssicherheitsverordnung regelt die Bereitstellung, Benutzung und Überwachung von Arbeitsmitteln. Sie richtet sich, wie auch das Arbeitsschutzgesetz, an den Arbeitgeber. Die Betriebssicherheitsverordnung wird von den Technischen Regeln für Betriebssicherheit konkretisiert und gilt für alle überwachungsbedürftigen Anlagen, Maschinen, Geräte und Werkzeuge.

Zum Thema Dokumentation gibt die BetrSichV vor, alle Maßnahmen zur Prüfung, Wartung und Instandsetzung schriftlich festzuhalten und gegebenenfalls ein Prüfbuch zu führen. Dieses muss auf Verlangen der zuständigen Behörde vorgelegt werden können. Zu diesem Zweck sollten Prüfdokumentationen für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Zu empfehlen ist eine Aufbewahrungszeit von zehn Jahren. So können Prüfergebnisse lange nachvollzogen, Ergebnisse belegt und Veränderungen beobachtet werden.

Technische Regeln für Betriebssicherheit

Die Technischen Regeln für Betriebssicherheit konkretisieren die Betriebssicherheitsverordnung und geben hilfreiche Anwendungshinweise. Hält sich der Arbeitgeber an die Vorgaben, kann er davon ausgehen, dass alle Anforderungen der BetrSichV erfüllt sind.
Die TRBS 1201 befasst sich mit der Überprüfung von überwachungsbedürftigen Gegenständen. Sie legt Art, Umfang und Häufigkeit der Prüfung fest. Die Regelung gibt auch an, welche Voraussetzungen die prüfende Person erfüllen muss und in welcher Form die Prüfung zu dokumentieren ist.
Der Unternehmer muss den Prüfer anweisen über die Prüfergebnisse angemessene Aufzeichnungen zu erstellen. Inhaltlich dürfen folgende Angaben dabei nicht fehlen:
  • Datum der Prüfung
  • Art der Prüfung (vor erster Inbetriebnahme, wiederkehrende, nach Änderung)
  • Grundlagen der Prüfung
  • Inhalte der Prüfung (Messverfahren)
  • Ergebnis der Prüfung (Messwerte)
  • Auflistung der festgestellten Mängel
  • Anweisungen zum weiteren Vorgehen, Reparatur, Weiterbetrieb
  • Angaben zum Prüfer (Prüfergebnisse müssen dem Prüfling zugeordnet werden können)
Prüfungen können laut TRBS 1201 auch in einem elektronischen System festgehalten werden. Zur vollständigen Kontrolle gehört außerdem noch die Anbringung einer Prüfplakette am Prüfgegenstand.


Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung

Auch in den Informationen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) sind Hinweise zur Kennzeichnung und Dokumentation enthalten. Ein Beispiel ist die DGUV Information 208-032 oder die BGR 198/199

Es wird ausdrücklich festgelegt, dass das Ergebnis der Prüfung zu dokumentieren ist. In der Praxis soll ein aussagekräftiges Prüfprotokoll, mit Messwerten und Messverfahren angefertigt werden. So können aktuelle mit vergangenen Prüfergebnissen sehr gut verglichen werden. Außerdem ist es möglich den sicherheitstechnischen Werdegang des geprüften Gegenstandes abzuleiten. Die Prüfprotokolle sollten somit nicht nur bis zur nächsten Prüfung, sondern längerfristig aufbewahrt werden. Die Aufzeichnungen zur Prüfung von Arbeitsmitteln sollten mindestens folgende Informationen umfassen:
  • Daten zum geprüften Arbeitsmittel (Hersteller, Typ, Seriennummer usw.)
  • Standort des Prüfgegenstandes
  • Datum der Prüfung
  • Umfang (gesetzliche Grundlage) der Prüfung
  • Verwendete Mess- und Prüfgeräte
  • Ergebnis der Prüfung
  • Empfohlene Prüffrist (Festlegung des nächsten Prüftermins)
  • Daten zum Prüfer (Name, beauftragte Firma)
Nach abgeschlossener Prüfung wird durch die DGUV Information empfohlen, eine Prüfplakette mit dem nächsten Prüftermin anzubringen. Auf diese Weise wird auch der Benutzer bzw. der Mitarbeiter in den Prüfprozess einbezogen. Durch die Prüfplakette kann das Arbeitsmittel überwacht und der nächste Prüftermin nicht vergessen werden.


DIN Normen

Auch diverse DIN Normen weisen darauf hin Prüfergebnisse zu dokumentieren und zu kennzeichnen. Inhaltlich werden auch hier Informationen wie der Name des Prüfers und Auftraggebers, die Art des Prüfobjektes, die Ergebnisse aller Prüfschritte und Messungen, das Datum und die Unterschrift gefordert. Die gewonnenen Daten können handschriftlich oder auch digital in Form eines Prüfprotokolls festgehalten werden. Auch die Anbringung einer Prüfplakette wird in einigen Normen vorgeschrieben.

Rechtssichere Dokumentation und Kennzeichnung
Die Dokumentation und Kennzeichnung von Prüfergebnissen wird von zahlreichen Vorschriften, Gesetzen und Informationsschriften thematisiert und festgelegt. Sie gehören somit als wichtige Prüfschritte zur Kontrolle von Arbeitsmitteln dazu. Der Arbeitgeber oder Unternehmer sollte deshalb in jedem Fall dafür sorgen, dass die Dokumentationspflicht eingehalten wird.

Umfassende Aufzeichnungen sind ein wichtiger Sicherheitsaspekt. Durch den Vergleich der Prüfprotokolle werden Veränderungen schnell bemerkt. So können zum Beispiel zu erwartende Schäden schon vor ihrer Entstehung verhindert werden. Dies sorgt für einen sicheren Zustand des Arbeitsmittels und verhindert Unfälle und Verletzungen.

Ein weiterer wichtiger Grund für die Dokumentation und auch Kennzeichnung von geprüften Gegenständen ist die bessere Überwachung. Das heißt, je nachvollziehbarer und zugänglicher der Zustand einer Maschine dargestellt wird, desto mehr Personen überwachen ihn. Durch Prüfplaketten können Mitarbeiter sehen, wann die letzte Prüfung stattgefunden hat oder wann die nächste durchzuführen ist. Die Wahrscheinlichkeit einen Prüftermin zu verpassen sinkt.

Kommt es trotz aller Prüfungen und Sicherheitstests zu einem Unfall, liegt es beim Unternehmen seine „Unschuld“ zu beweisen. Können in dieser Situation ausführliche Prüfprotokolle vorgelegt werden, ist die Sorgfaltspflicht eingehalten und das vorschriftsgemäße Vorgehen der Firma nachgewiesen.

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